Kliknij po książki

Książka 'Szybko, smacznie, domowo' Książka 'Lunchbox do pracy i szkoły' Książka 'Lunchbox do pracy i szkoły' Książka 'Lunchbox do pracy i szkoły'

Ty też masz czasem za dużo tematów naraz? Oto sprawdzony sposób na bezwład zadaniowy.

Czy Was także od czasu do czasu przytłacza bezwład zadaniowy?

Pod tym pojęciem rozumiem listę tylu zdań do zrobienia, że patrząc na nią nie wiadomo od czego właściwie zacząć.

Często w takich przypadkach nie zaczynamy w ogóle, tylko np. sięgamy po książkę czy inną lekką czynność, odsuwając nieuniknione na później. No, mózg po prostu nie chce się tym czekającym nas ogromem zająć.

I naprawdę nie wiadomo od czego zacząć:(

organizer-zapisany+zamazany

Właśnie jestem po takim momencie, więc będę pisać z autopsji;) Widzę jednak od razu, że podświadomość poruszyła w powyższym akapicie dwa ważne hasła: lista oraz nieuniknione. To dobrze –znak, że mój umysł jeszcze nie spoczął na laurach.

Ale może po kolei:)

Zawsze w takich chwilach zastanawiam się

co powoduje, że mam tyle zadań na głowie?

Przyczyn może być dużo i pierwsze, które zwykle przychodzą do głowy w mojej sytuacji krótko opisuję poniżej.

  1. Ambicja.
    Bo jednym z powodów na pewno jest to, że chcę za dużo na raz.

Plus dochodzi do tego jeszcze mocne przekonanie choleryka (którym jestem) „Co? Ja nie dam rady? Jasne że dam!”.

„Wystarczy zrobić listę i… odhaczać!” podpowiada radośnie mój wewnętrzny melancholik.

Jestem cholerykiem melancholicznym, co  w skrócie oznacza, że lubię mieć rację (i zwykle ją niestety mam;)), lubię ustawiać rzeczy po swojemu (ale nie mylić z „rządzić”;)) i dążę do wyznaczonego celu.
O wadach choleryka pisać nie będę, łatwo je wygooglać –co nie oznacza, że je wszystkie mam, ale tak dla przeciwwagi, żebyście nie myśleli, że uważam, że jestem taka idealna, bo nie jestem.
Natomiast moja melancholiczna strona to umiłowanie do planowania, wszelkiego rodzaju list, excela, rozkładania czynności na podetapy i generalnie zarządzania projektem. A będąc zupełnie szczerą, to najczęściej kilkoma projektami równolegle.
Melancholik też ma swoje wady, jak się zapewne domyślacie;)

Biorę sobie zatem za dużo rzeczy na raz i -obserwując znajomych czy ludzi z mojego otoczenia- zwykle jest to

jedna z głównych przyczyn przeładowania.
Jest taka tendencja, że myślimy, iż damy radę, a potem ZONG.

  1. Życie.
    Czasem zwyczajnie na ten ogrom zadań nie mam wpływu –po prostu życie zrzuca na nas za dużo tematów na raz.

Niespodziewana choroba dziecka.

Złamanie ręki przez męża (i to prawej!).

Przerwa świąteczna w szkole (=dzieci będą w domu i co z opieką nad nimi?).

Oferta pracy nad wyjątkowo intratnym projektem, którego odrzucić nie można, bo przyszłościowy i trzeba go gdzieś wcisnąć.

…to tylko pierwsze, które przychodzą do głowy, ale myślę, że obrazują przykład i że każdy ma z takimi „niespodziewankami” do czynienia.

  1. Niechęć do odmowy.
    Bo czasem po prostu nie umiemy lub nie chcemy odmawiać.

I kiedy ktoś przyjdzie z prośbą o pomoc, bierzemy realizację  tej prośby na siebie.

Trochę zahacza to o punkt pierwszy („Co? Ja nie dam rady?”), ale nie do końca. To chyba bardziej kwestia dobrze pojętej asertywności, bądź jej braku (ale o tym może kiedy indziej)?

Przyznam, że nauczyłam się już dość dobrze operować w tym akurat obszarze, więc w sposób nieprzemyślany nie biorę na siebie dodatkowych zadań, bo zwykle odbywa się to kosztem rodziny, a na to nie ma JUŻ u mnie akceptacji. Wspominam jednak o temacie, bo z obserwacji widzę, że czasem może być to dość spory problem.

Powodów nadmiaru zadań można wyliczyć jeszcze więcej. Powyższe to tylko trzy z wielu. Wspominam o nich hasłowo, bo tak naprawdę każdy ma własne powody i nie one są przedmiotem tego wpisu

choć na pewno przyczynom WARTO się bliżej przyjrzeć, gdyż już tylko ich znajomość może wyeliminować część problemu.

Kiedy więc (i celowo nie piszę tu: „jeśli”) dopada nas ów ogrom zadań, jeśli nie uporamy się z nim na bieżąco, to z dużą dozą prawdopodobieństwa patrzymy właśnie na listę zadań, których wykonanie nie ma nawet szans zmieścić się w „24H”.

Ah, a odejmijmy jeszcze te kilka godzin na sen, no niech w szaleństwie będzie to 5-6 godzin –od razu dopiszę, że to raczej za mało, by na dłuższą metę dobrze funkcjonować, ale na potrzeby przykładu niech będzie…

Mamy zatem 18 godzin.

Które wiadomo, że trzeba podzielić na dom/rodzinę, pracę oraz inne segmenty dnia, w których funkcjonujemy.

zawodowe-domowe-osobiste-organizer

I w których musimy zrealizować zadania z listy.

Lista zadań

Dobrze, jeśli tę listę w ogóle mamy, bo wtedy czarno na białym widać z czym trzeba się zmierzyć. Znam jednak ludzi, którzy wszystko mają… w głowie.

W głowie?

Nie pojmuję, nie ogarniam, nie umiem sobie nawet wyobrazić jak szybko doszłabym do szaleństwa, próbując pilnować wszystkich moich tematów-w-głowie.

Bo tak na dłuższą metę to jest po prostu niewykonalne, w sensie nieskuteczne.
…a wiecie, że lubię to słowo;) Jeśli już działać, to tylko skutecznie.

Bo kiedy obciążamy pamięć krótkoterminową zadaniami, które nas czekają i musimy o nich pamiętać, to nie zajmuje się ona innymi rzeczami i ZAWSZE, prędzej czy później coś się posypie.

Na dłuższą metę umysł zmęczy się takim pamiętaniem i zwyczajnie odmówi posłuszeństwa.

I nie będziemy pamiętać.

Równa się: zapomnimy. 

Równa się: czegoś nie zrobimy lub nie dopatrzymy.

Mój sposób radzenia sobie z nadmiarem zadań i obowiązków zaczyna się zatem od Listy. Zawsze.

I teraz lecimy już po kolei.

Co zatem robię, czyli

mój sposób radzenia sobie z nadmiarem zadań:

  1. Zrób Listę.
    Usiądź i spisz wszystko jak leci na jakiejś liście np. notes, zeszyt, kartka, edytor tekstu. U mnie zwykle jest to Excel lub Arkusz Google.

Ten ostatni jest o tyle dobry, że jest darmowy oraz online, co skutecznie eliminuje wymówki, że nie mam narzędzi. Co więcej, mam później do niego dostęp z KAŻDEGO urządzenia z dostępem do Internetu, więc w każdej chwili można podejrzeć, dopisać czy usunąć pozycje z Listy.

rzeczy-do-zrobienia

A dlaczego tabelka, czyli Excel lub Arkusz?
Dlatego, że za chwilę ta lista otrzyma dodatkowe elementy np. terminy, czyli czas, kiedy planuję się daną rzeczą zająć.

Serio, zapisz WSZYSTKO, co wiesz, że masz do zrobienia.

I tak, wiem, tego może być dużo, u mnie zwykle jest. Najlepiej jednak zrób to teraz.

Lub zaraz po przeczytaniu tego artykułu.

Zapisanie wszystkiego co ciąży w głowie jest w pewien sposób… odciążające. No bo hej, od razu mogę sobie powiedzieć coś w stylu: OK. Wiem, że mam to zrobić. Widzę to. Mam to zapisane.

Zapisz każdą najmniejszą rzecz, która zalega Ci w głowie, a którą wiesz lub czujesz, że należy się zająć. Każdą najmniejszą rzecz warto wyrzucić z głowy i wrzucić do worka pt. „Tematy, nad którymi panuję” (lub kiedyś jakoś zapanuję, ale przynajmniej chcę je wszystkie widzieć). Czyli do Listy zadań.

I wcale nie trzeba się nimi od razu zajmować. Wystarczy zapisać. Na przykład, na mojej liście od długiego już czasu jest zapisana pozycja „Przejrzeć kartony za tapczanem”. Mam w nich rzeczy z przeprowadzki, które czekają na decyzję: zostawić czy wyrzucić. Nie jest to zadanie najważniejsze na świecie i może zaraz okaże się, że skoro nie korzystałam z zawartości pudeł przez ponad rok, to mi ich wcale nie brakuje, więc pewnie nie są potrzebne (=można wyrzucić) i zadanie  rozwiąże się samo. ALE zapisałam to na liście i już nie obciążam pamięci tymi nieszczęsnymi kartonami. Spokojnie, nie zapomnę o nich, bo listę przeglądam regularnie i zawsze tę nieszczęsną pozycję widzę.
…o przeglądaniu Listy w kolejnych punktach.

  1. Świetnie!
    To było proste. Heeeej! No, to jest proste: usiąść i tylko zapisać wszystko jak leci. Proste, prawda?

To teraz pochwal się za to. Spójrz na Listę i poklep się mentalnie po ramieniu. Super robota!

Bo pisząc już jakoś poukładałaś/-eś w głowie pewne rzeczy. Serio:)

  1. Ocena
    Teraz oceń każdą z nich, przyjmując własne kryteria oceny.

Dla przykładu: ja dzielę zapisane rzeczy na 3 bloki: domowe, zawodowe, osobiste.

Robię trzy kolumny i każdą pozycję z listy przenoszę do właściwego bloku. Dzięki temu od razu widzę jak rozkłada się równowaga między nimi.

rzeczy-do-zrobienia-obszary

Równowaga to też cenna wskazówka i jednocześnie… temat na inny wpis.

  1. Plan
    A właściwie jego zalążek.

Spójrz na każdą pozycję i przy każdej zastanów się czy trzeba ją zrobić.

Wiem, że nie masz TYLKO trywialnych rzeczy na głowie, ale na potrzeby przykładu:
Może umycie samochodu nie jest wcale aż tak niezbędne i lepiej pojechać brudnym, za to np. przygotować obiad do podgrzania na jutro? Lub może lepiej wyszorować wannę i zafundować sobie wieczorem gorącą kąpiel rozprężającą (w takiej kąpieli i w stanie alfa wiele tematów samoistnie znajduje swoje miejsce).

Jeśli trzeba wpisz obok szacunkową datę tj. kiedy musisz (jeśli jest narzucony termin) lub kiedy Ty chcesz (jeśli terminu nie ma) ową rzecz wykonać. To tylko data, zawsze można ją za chwilę zmienić.

rzeczy-do-zrobienia-obszary-terminy

Co daje taki zalążek planu?

Wpisując daty uruchamiasz co najmniej 3 rzeczy:

  • ustawiasz zadania w jakiejś kolejności (narzuconej terminami lub własną wolą), nawet jeśli z początku jest to kolejność szkicowa i wiesz, że możesz ją zmienić,
  • czujesz, że zaczynasz przejmować małą kontrolę

Np. mi bardzo pomaga spojrzenie na zadania bezosobowo, jakby to były klocki, puzzle, które mogę sobie przesuwać i ustawiać w określonej kolejności. Dlatego forma tabelki (np. Excel czy Arkusze) najbardziej mi tu odpowiada, bo mogę przesuwać zadania w różne miejsce, ustawiając ich kolejność.
Jeśli jednak nie śmigasz dobrze w Excelu, to może to być dowolny plik tekstowy (byle móc obok zaznaczyć jakąś datę) lub np. małe karteczki, gdzie jedno zadanie to jedna karteczka i przesuwasz sobie nimi na podłodze lub biurku, a finalną wersję jakoś sobie w ulubiony sposób zapiszesz.
Polecam jednak zaprzyjaźnić się z jakąkolwiek formą elektroniczną, bo bardzo ułatwia to działanie –edycja, nanoszenie zmian, a potem i tak można wydrukować, jeśli jest taka potrzeba

  • od razu widzisz, że niektóre zadania są większe, niektóre mniejsze. Te większe trzeba będzie podzielić na podetapy (kolejny krok do planowania przez duże P).

…ale więcej o planowaniu może już w innym miejscu, bo

celem wpisu jest przekazanie narzędzia do opanowania emocji i do pierwszego kroku do zarządzania zadaniami. Czyli do zabicia w nas psychicznego bezwładu i marazmu organizacyjnego.

Czasem takie wyluzowanie i marazm są jak najbardziej na miejscu, to naturalne oczyszczenie psychiki, ale nie czarujmy się –nie można non-stop kisić się w emocjach w stylu „nie daję rady”, „mam za dużo na głowie”, „nie mam w co łapy włożyć”. I NIC z tym nie zrobić.

Jeśli usiądziesz i porządnie wykonasz powyższe kroki, to wkrótce spojrzysz na Listę wszystkich rzeczy, którymi musisz, chcesz lub masz się zająć. Może być ich dużo. Może część z marszu usuniesz (lub świadomie przesuniesz na za pół roku), ale resztę ustawisz je w kolejności, w jakiej chcesz (lub musisz) się nimi zająć.

I poczujesz spokój. Jeśli nie absolutny, to na pewno większy niż przed wykonaniem tej listy.

Bo to jest trochę tak, że widząc te rzeczy czarno-na-białym od razu widzimy FAKT, a nie: rozdmuchany przez umysł OBRAZ rzeczywistości z ogromną liczbą zadań, której „nie ogarniamy”. Mocno bowiem wierzę, że wszystko można ogarnąć. Tylko najpierw trzeba spojrzeć temu w oczy. Czyli zapisać.

Zapisuję. Widzę. Oceniam. Mierzę siły na zamiary.

I to jest właśnie mój prosty sposób na bezwład zadaniowy. Niezwykle skuteczny…

pod warunkiem, że go wykonasz;)

A zarazem jest to też piękny pierwszy krok do planowania. Do którego absolutnie teraz nie namawiam (choć gorąco zachęcam;)). A które tak bardzo pomaga ogarnąć mi życie.

szufladki-dokumenty

Trochę się rozpisałam? Może, ale to i tak tylko liźnięcie tematu. To mój konik! Wiem, że jeśli mam dużo zadań na głowie, to coś szwankuje i warto przyjrzeć się przyczynom. A już na pewno warto wykonać choćby tylko ten krok z zapisaniem, by złapać WSZYSTKIE tematy, zagadnienia, wyzwania, zgryzoty, zdania, które teraz pałętają się luzem po głowie.
Złapać je i zapisać, jedno po drugim, nawet, gdyby miało to trwać kilka dni. I mieć taką Masterlistę, uzupełnianą na bieżąco gdzieś w jednym miejscu, i zaglądać do niej raz na jakiś czas, i po kolei odhaczać z niej tematy.
…lub nie, ale przynajmniej NIE TRZYMAĆ ich w głowie.

A jakie są Wasze sposoby na mentalny wykop z marazmu  i bezwład zadaniowy? Co robicie, gdy dopada Was za dużo zadań naraz? Jeśli masz sprawdzony sposób, koniecznie podziel się w komentarzach poniżej. Ja na pewno będę je czytać, więc szczególnie gorąco o te sprawdzone sposoby proszę, a dodatkowo wiedz, że może skorzystać z nich każdy Czytelnik tego bloga, więc pisząc o nich króko, możesz dołożyć swoją cegiełkę i POMÓC. Dzięki!

12 comments to Ty też masz czasem za dużo tematów naraz? Oto sprawdzony sposób na bezwład zadaniowy.

  • Elka

    Fajny temat! Wpis torchę długi, ale czyta się go bardzo dobrze. jestem ciekawa jakie będą nastepne tematy :-)

    • magda

      Hej, dzięki za pierwszy komentarz;)
      Następne tematy: trochę z organizacji (np. godzenie: dom/praca/osobiste), trochę z planowania, trochę z życia prywatnego, itp. Raczej będę przekazywać wiedzę (w sensie: swoją praktykę, by się podzielić) niż pisać sztukę dla sztuki. Daję sobie czas, więc spokojnie. Zaglądaj;)

  • Dominika

    cały czas mnie mnie Pani zaskakuje :)świetny wpis,czy przy tym natłoku obowiązków ma Pani w ogóle czas na swoje przyjemności?:))))

    • magda

      Jasne, że mam! …a to dlatego, że są zaplanowane, bo inaczej mogłabym o nich zapomnieć;) A tak serio, część z tego co tu robię („tu” tzn. online) sprawia mi ogromną przyjemność -gdy widzę ile zapracowanych lub pracujących osób korzysta z przepisów i zaczyna gotować w domu (znajdując czas na gotowanie, bo to celowo takie przepisy), to serce mi rośnie. Gdy czytam podziękowania od nastolatek, młodych żon czy mężów i osób, które dopiero zaczynają przygodę z gotowaniem, bo dania się UDAJĄ, to mam gęsią skórkę (serio;)), ba często mocno się przy tym wzruszam. To właśnie JEST przyjemność, która wynagradza tę dodatkową pracę. Ale swoje prywatne przyjemności też mam, bo równowaga jest ogromnie ważna. Myślę, że będę o tej równowadze tutaj także pisać. Dziękuję za komentarz, cieszę się, że wpis się przyda i korzystając z okazji: serdecznie pozdrawiam!

  • natalia

    Super! Świetny blog!Na to czekałam ☺ od zawsze mam problem z organizjacja prawie we wszystkich dziedzinach życia. Bardzo się cieszę,że będziesz publikować wpisy bardziej osobiste. Z niecierpliwością czekam na następne tematy. uwielbiam twoje vlogi i mam nadzieję,że tu też się pojawia. I w przeciwieństwie do innych lubię długie filmiki i długie posty,gdzie jest co czytać 😀

  • Marta

    Podziwiam! Jestem zaskoczona, że założyła Pani te bloga. Siedzę, czytam i zastanawiam się kiedy Pani ma na to czas. Już wielokrotnie pisałam, że dzięki Pani nauczyłam się gotować – miałam szczęście, że znalazłam Pani blog po ślubie w 2013 roku :) Blog poleciłam mojej siostrze, która też korzysta z tych przepisów. Też uważam się za osobę poukładaną itd. ale przy Pani jest Mistrzem w tej kwestii :)

    • magda

      To poukładanie nie jest jeszcze takie idealne, cały czas nad nim pracuję, można to wypracować (ale… mam motywację;)). Będę o tym stopniowo pisać (w sensie jak wygląda to u mnie), bo to się mocno zazębia. Dziękuję za miłe słowa. Pozdrawiam serdecznie:)

  • mialkotek

    Pani Magdo,
    nie tylko uczy mnie Pani ogarniać się w kuchni (Gotuj Skutecznie), ale jeszcze motywuje do uporządkowania poza nią. Jest Pani dla mnie niedościgłym wzorem! Ale uwaga, po takich radach chyba niedługo poczuje Pani mój oddech na plecach. Znaczy dogonię, a nie, że jakieś niestosowne propozycje 😉
    Dla wielbicieli aplikacji polecam trello – działa jak wirtualne karteczki, które można sobie przekładać na tablicy, w dowolnej liczbie stosików – do zrobienia, pilne, w realizacji, sayonara, itp. Aplikacja jest darmowa, prosta, przejrzysta, można do niej zaprosić współpracowników, np. małżonka i lepiej ogarniać listę zadań. Trello uratowało może nie życie, ale na pewno zdrowie psychiczne mojej koleżanki, która właśnie miała wszystko w głowie. Aha, możliwe, że trello nie jest jedyną taką aplikacją. Jeśli są inne podobne, to je również polecam. Chodzi o funkcje i zasadę działania, a nie konkretną markę. Taka tablica z karteczkami, do której można zaglądać w dowolnym momencie, nawet nie będąc w domu.
    Serdeczności, M.

    • magda

      Dzięki za miłe słowa. Jestem jednak przekonana, że i ja wielu rzeczy się tu nauczę;) Zaglądaj, będzie mi bardzo miło.
      Pozdrawiam,
      (również) M.;)
      Ps. Trello znam i korzystam -w bardziej (i mniej) konwencjonalny sposób -od czasu jak internet pojawił się naszym życiu chętnie korzystam z jego dobrych stron w praktycznych codziennych rozwiązaniach, a Trello jest pod wieloma względami przydatne.

  • Monika

    Witam Magdo,super wpis,ja od zawsze jestem pod wrazeniem twej organizacji zycia,wiec czekam z niecierpliwoscia na nastepne wpisy ,w folderze podroze i kazdym innym,pozdrawiam i ide popelniac ciasto czekoladowe z fasoli

    • magda

      Dziękuję:) Pomału, pomału będę zapełniać te kategorie, ale główny nacisk jest nadal na Skutecznie.Tv i to Skutecznie ma pierwszeństwo. Tu będę po prostu poruszać tematy, o które często pytacie, a które nie pasują mi do kulinariów, stąd musiałam jakoś oddzielić te 2 kwestie i tak jakoś wyszło. Mam nadzieję, że będziecie tu chętnie zaglądać oraz, że będzie to miłe, a przede wszystkim praktyczne miejsce, bo taki przyświecał mi cel. Pożyjemy, zobaczymy;) Dziękuję za miłe słowa. Pozdrawiam ciepło!

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>